Omsorgsnämndens personuppgiftsbehandling

Omsorgsnämnden (härefter nämnden) är personuppgiftsansvarig och hanterar genom omsorgsförvaltningen (härefter förvaltningen) dina personuppgifter.

Omsorgsförvaltningen ansvarar för äldreomsorg, stöd och service till personer med funktionsnedsättning samt hälsofrämjande arbete. På denna sida hittar du information om hur nämnden hanterar personuppgifter och varför.

Många personuppgifter som nämnden behandlar är känsliga och extra skyddsvärda. Ett exempel på känsliga personuppgifter är sådana uppgifter som berör hälsa. Ett exempel på extra skyddsvärda personuppgifter är personnummer. Dessa uppgifter är integritetskänsliga och konfidentiella, och det är därför särskilt viktigt att de skyddas. Nämnden behandlar inte fler personuppgifter om dig än nödvändigt för att kunna fullfölja vård- och omsorgsuppdraget.

Under nästa rubrik får du mer information om specifika personuppgiftsbehandlingar – det vill säga sätt på vilka vi hanterar dina personuppgifter. Du hittar information om:

ändamålet med personuppgiftsbehandlingarna
vilka kategorier av registrerade (det vill säga de vars personuppgifter vi behandlar) behandlarna berör
vilka typer av personuppgifter som behandlas
var personuppgifterna hämtats från
vilka personuppgifterna utlämnas till
vad den rättsliga grunden är för behandlingarna
var och hur länge personuppgifterna lagras
information om huruvida personuppgifterna överförs till tredje land utanför EU/EES
vilka säkerhetsåtgärder som vidtas för att skydda personuppgifterna.

Omsorgsnämndens behandlingar

När du ansöker om biståndsinsatser

Ändamål:
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna avgöra om du har rätt till det stöd du ansöker om, vad du behöver betala för stödet samt hur mycket ersättning utföraren som ger dig stödet ska få.

Kategorier av registrerade:
Brukare, anhöriga, betydelsefulla kontaktpersoner, vårdpersonal eller andra kontakter som kan ge information om din situation.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, hälsotillstånd, uppgift om privat sfär, och sociala förhållanden. I vissa fall behandlas även personuppgifter om etniskt ursprung och/eller religion, om det behövs för att vår personal ska kunna ge dig vård och omsorg på ett integritetsvänligt och respektfullt sätt. Personuppgifterna är känsliga och extra skyddsvärda.

Källor där uppgifterna hämtas:
Oftast samlas personuppgifterna från dig själv. Personuppgifterna kan även samlas in från Landskrona Omsorg, regional sjukvård, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, dina anhöriga eller andra i din närhet som har betydelsefull information om din situation.

Utlämnande till tredje part:
Omsorgsnämnden för över dina personuppgifter till olika leverantörer, främst för att de ska bearbeta eller lagra dina personuppgifter tekniskt på uppdrag av omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden för även över dina uppgifter till Landskrona Omsorg, som utför stor del av vård- och omsorgsinsatserna personer i Landskrona ansöker om. Ibland har vi även en laglig skyldighet att lämna dina personuppgifter till andra myndigheter, exempelvis regionen, Försäkringskassan eller Polismyndigheten.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter när du ansöker om bistånd är att vi utför en uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning enligt artikel 6.1 e i GDPR. Personuppgiftsbehandlingen har stöd i socialtjänstlagen (2001:453) och lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade.

Lagring:
Den dagen du inte längre är i behov av insatser från förvaltningen sparar vi dina personuppgifter i fem år, sedan förstörs de enligt arkivlagens bestämmelser. Undantaget från denna regel i arkivlagen är om du är född den femte, femtonde eller den tjugofemte i varje månad. I dessa fall sparas personuppgifterna för alltid i forskningssyfte.

Personuppgifterna lagras på Landskrona stads servrar och i molntjänster som nyttjas av våra leverantörer. Alla känsliga och extra skyddsvärda personuppgifter lagras på säkra ytor där de skyddas med tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter hanteras och lagras inom EU/EES, om inte annat avtalas med omsorgsnämndens leverantörer. Överföring till tredje land får bara ske om nämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Dessa överföringar måste också vara förenliga med GDPR:s bestämmelser om tredjelandsöverföring, vilket innebär att lämpliga skyddsåtgärder vidtas.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Tillgången till dina personuppgifter är begränsad genom behörighetsstyrning, vilket innebär att endast personal som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har rätt att ta del av dem. Exempel på andra säkerhetsåtgärder som används i olika delar av behandlingen är kryptering, loggkontroller, säkerhetskopiering, sårbarhetstester och anonymisering.

När du erhåller omsorgsnämnden insatser och tjänster

Ändamål:
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är tillgodose dig dina lagstadgade vård- och omsorgsrättigheter och ge dig en trygg, integritetsfylld och individanpassad vård och omsorg av hög kvalitet.

Kategorier av registrerade:
Kunder, anhöriga, vårdpersonal eller andra kontakter som kan ge information om din situation.

Källor där uppgifter hämtas:
Personuppgifterna samlas in från Landskrona stads omsorgsförvaltning och dig själv. Personuppgifterna kan även samlas in från Landskrona Omsorg, regional sjukvård, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, dina anhöriga eller andra i din närhet som har betydelsefull information om din situation.

Utlämnande till tredje part:
Omsorgsnämnden för över dina personuppgifter till olika leverantörer som bearbetar eller lagrar dina personuppgifter tekniskt på uppdrag av omsorgsnämnden. Ibland har vi även en laglig skyldighet att lämna dina personuppgifter till andra myndigheter, exempelvis regionen, Försäkringskassan eller Polismyndigheten.

Rättslig grund:
Den primära rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter är allmänt intresse och myndighetsutövning i enlighet med artikel 6.1 e i GDPR.

I samband med uppdraget behandlar vi även personuppgifter för att utveckla kvaliteten på insatserna, individanpassa vård- och omsorgsaktiviteter samt öka effektiviteten, vilket skapar mervärde för Landskronas invånare. Även dessa ändamål omfattas av rättslig grund uppgift av allmänt intresse.

Lagring:
Den dagen du inte är i behov av insatser från omsorgsnämnden sparar vi dina personuppgifter i fem år, sedan förstörs de enligt arkivlagens bestämmelser. Undantaget från denna regel i arkivlagen är om du är född den femte, femtonde eller den tjugofemte i varje månad. I dessa fall sparas personuppgifterna för alltid i forskningssyfte.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter hanteras och lagras inom EU/EES, om inte annat avtalas med omsorgsnämndens leverantörer. Överföringar till tredje land får bara ske om omsorgsnämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Dessa överföringar måste också vara förenliga med GDPR:s bestämmelser om tredjelandsöverföring, vilket innebär att lämpliga skyddsåtgärder vidtas.

När du ingår avtal och/eller utför tjänster åt omsorgsförvaltningen

Ändamål
Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna fullfölja vårt samhällsuppdrag med hjälp av den som vi tecknar avtal med, till exempel anställningsavtal. Detta inkluderar även processer som leder upp till avtalstecknande, till exempel hanteringen av ansökningsprocesser och referenstagning.

Kategorier av registrerade:
Anställda och konsulter eller andra aktörer, till exempel vårdföretag, som utför tjänster åt omsorgsnämnden.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, ekonomiska uppgifter och hälsouppgifter. Det sistnämnda behandlas endast restriktivt, till exempel i samband med sjukskrivningar. Personuppgifterna är både känsliga och skyddsvärda.

Källor där uppgifterna hämtas:
Personuppgifterna vi samlar in hämtar vi från dig själv eller ditt företag/organisation. Vi hämtar även personuppgifter i samband med referenstagning från de referenter som du anger.

Information om dig kan även hämtas från exempelvis Inspektionen för vård och omsorg (IVO) om du bedriver ett vårdföretag. I dessa fall gör vi även ekonomiska kontroller, där information om ditt bolag inhämtas från bland annat Bolagsverket, Skatteverket och kreditupplysningsföretag.

Utlämnande till tredje part:
Omsorgsnämnden för över dina personuppgifter till olika leverantörer som bearbetar eller lagrar dina personuppgifter tekniskt. Ibland har vi även en laglig skyldighet att lämna dina personuppgifter till andra myndigheter, exempelvis regionen, Försäkringskassan eller Polismyndigheten. Icke-sekretessbelagda personuppgifter kan också behöva lämnas ut till tredje part i samband med begäran om utlämnanden av allmän handling.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är avtal, eftersom uppgifterna behövs för att ingå och fullgöra avtalet med dig.

Lagring:
Personuppgifter som behandlas i avtal bevaras i regel för alltid i omsorgsnämndens diarium. Personuppgifter tillhörande anställda som finns i olika system under anställningstiden kan gallras när anställningen upphör.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter hanteras och lagras inom EU/EES, om inte annat avtalas med omsorgsnämndens leverantörer. Överföring till tredje land får bara ske om nämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Sådana överföringar sker endast om det är förenligt med GDPR:s bestämmelser om tredjelandsöverföring, vilket innebär att lämpliga skyddsåtgärder alltid vidtas.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Tillgången till personuppgifter om dig som är känsliga eller skyddsvärda begränsas genom behörighetsstyrning, vilket innebär att endast personal som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har rätt att ta del av dem. Personuppgifter tillhörande anställda som behandlas i olika system skyddas med olika typer av tekniska skyddsåtgärder beroende på system och känsligheten i uppgifterna. Åtgärder inkluderar flerfaktorsautentisering, behörighetstilldelning, kryptering, loggkontroller, säkerhetskopiering, sårbarhetstester och anonymisering.

Den nämndadministrativa ärendehanteringen

Ändamål:
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att kunna bedriva nämndadministrativ ärendehantering. Personuppgifter samlas in när du har ett ärende som ska behandlas hos nämnden eller dess utskott, och som ingår i nämndens diarium.

Kategorier av registrerade:
Anställda på förvaltningen, anställda i staden, förtroendevalda samt andra tjänstepersoner i andra nationella, regionala och kommunala myndigheter, eller från den privata sektorn.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, telefonnummer, e-postadress och förtroendevaldas politiska tillhörighet. Partitillhörighet är känsliga personuppgifter.

Källor där uppgifterna hämtas:
Personuppgifterna inhämtas genom att ett ärende inkommer till förvaltningen eller genom att en tjänsteperson tillför en handling till nämndens diarium. Personuppgifter inhämtas också genom de tjänsteskrivelse och handlingar som skrivs av förvaltningens tjänstepersoner, beroende på ärendets art.

Utlämnande till tredje part:
Icke-sekretessbelagda personuppgifter kan behöva lämnas ut till tredje part i samband med begäran om utlämnanden av allmän handling. Omsorgsnämnden för över dina personuppgifter till olika leverantörer, främst för att de ska bearbeta eller lagra dina personuppgifter tekniskt på uppdrag av omsorgsnämnden. Inom ramen för den nämndadministrativa ärendehanteringen kan även personuppgifter lämnas ut till pliktverket, i enlighet med lagen (1994:1809) om totalförsvarsplikt.

Rättslig grund:
Kommunen är enligt kommunallagen (2017:725) och förvaltningslagen (2017:900) skyldig att bedriva nämndadministration. För den del av behandlingen som uttryckligen krävs enligt lag är den rättsliga grunden rättslig förpliktelse.

Vid anmälningar av delegationsbeslut är den rättsliga grunden myndighetsutövning.

När vi upprättar yttranden, motioner och remisser till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige eller statliga myndigheter är den rättsliga grunden uppgift av allmänt intresse, eftersom dessa delar inte omfattas av en specifik rättslig förpliktelse.

Lagring:
Personuppgifter som behandlas i avtal bevaras i regel för alltid i omsorgsnämndens diarium. Vissa uppgifter gallras vid inaktualitet.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS i samband med behandlingen.

När en avvikelse upprättas och utreds

Ändamål:
Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna utreda avvikelser, det vill säga händelser som medför eller kan medföra vård- och omsorgsbrister. Utredningarna syftar till att åtgärda brister och att minska sannolikheten för att händelsen sker igen.

Kategorier av registrerade:
Brukare, anhöriga, personal och andra personer med information som kan vara relevant för utredningen.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, hälso- och sjukvårdsuppgifter, personlig sfär och sociala förhållanden, samt övriga uppgifter av vikt för utredningen. Personuppgifterna i denna behandling är både känsliga och skyddsvärda.

Källor där uppgifterna hämtas:
Brukare och anhöriga. Om en utredning inleds kan personuppgifter även komma att inhämtas av vårdpersonalen eller annan sjukvårdsinrättning.

Utlämnande till tredje part:
Personuppgifter lämnas ut till Inspektionen för vård och omsorg (IVO), om Lex Sarah eller Lex Maria bedöms som allvarlig.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är rättslig förpliktelse. Omsorgsnämnden är enligt patientsäkerhetslagen (2010:659) skyldig att utreda händelser som har eller hade kunnat medföra vårdskada. Omsorgsnämnden är även enligt socialtjänstlagen (2001:453) och lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) skyldig att rapportera och utreda missförhållanden eller risker för missförhållanden inom socialtjänsten och LSS-verksamhet.

Lagring:
Personuppgifterna i avvikelserapporter bevaras för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter hanteras och lagras inom EU/EES, om inte annat avtalas med omsorgsnämndens leverantörer. Överföring till tredje land får bara ske om nämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Sådana överföringar sker endast om det är förenligt med GDPR:s bestämmelser om tredjelandsöverföring, vilket innebär att lämpliga skyddsåtgärder alltid vidtas.

När en synpunkt inkommer och hanteras

Ändamål:
Personuppgifterna behandlas för att vi ska kunna kommunicera med dig via sociala medier och hantera dina synpunkter som inkommer via olika kommunikationsmedel.

Kategorier av registrerade:
Personer som kommunicerar med oss och lämnar synpunkter, och personer vars personuppgifter de delar i samband med det.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, eventuella profilbilder, samt andra personuppgifter som delas med omsorgsförvaltningen. Personuppgifterna kan vara både känsliga och skyddsvärda, om personen väljer att dela sådan information.

Källor där uppgifterna hämtas:
Olika kanaler där synpunkterna lämnas, inklusive sociala medier.

Utlämnande till tredje part:
Omsorgsnämnden för över dina personuppgifter till leverantören för trygghetskameran, för att de ska bearbeta eller lagra dina personuppgifter tekniskt på uppdrag av omsorgsnämnden. Detta är till exempel fallet när du lämnar synpunkter på vård- och omsorgsinsatser via Landskrona stads e-tjänster.

När du skriver meddelande till oss via sociala medier lämnar du dina personuppgifter direkt till den part som äger det sociala mediet, såsom Meta.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är allmänt intresse. Det ligger i allmänhetens intresse och är en del av myndighetsövningen att omsorgsnämnden kan kommunicera med allmänheten och hantera synpunkter som inkommer från olika intressenter.

Lagring:
Meddelanden och inlägg på sociala medier som bryter mot Landskrona stads regler sparas i omsorgsnämndens diarium och gallras vid inaktualitet. De personuppgifter som vi inte sparar kommer att finnas på aktuell social medieplattform tills de raderas, exempelvis på grund av att vi stänger ner kontot eller raderar innehållet på grund av regelbrott.

Du har möjlighet att själv radera dina egna frågor och inlägg, beroende på social medieplattform. Tänk på att informationen som du lägger ut på sociala medier kan snabbt få större spridning än tänkt som dessutom ligger utanför vår kontroll, var alltid varsam med den information du lägger ut på sociala medier.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Om du använder sociala medier för att kommunicera med oss förs personuppgifterna i innehållet automatiskt över till organisationer utanför EU eller EES. Skickar du meddelande till oss via de sociala medieplattformarna Instagram eller Facebook förs dina personuppgifter över automatiskt till USA eftersom de sociala mediernas servrar finns där.

När du kommunicerar med oss via våra e-tjänster, via telefonsamtal eller muntligen i samband med fysiska möten, förs uppgifterna i regel inte över till organisation utanför EU eller EES. Överföring till tredje land får bara ske om nämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Sådana överföringar sker endast om det är förenligt med GDPR:s bestämmelser om tredjelandsöverföring, vilket innebär att lämpliga skyddsåtgärder alltid vidtas.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Beroende på vilken social medieplattform som dina personuppgifter förekommer i ansvarar företaget som äger plattformen för IT-säkerheten. För varje socialt mediekonto som Landskrona stad har finns en kontaktperson som har inloggning till sociala-medieplattformen. Landskrona stad har riktlinjer för hur användandet av sociala mediekonton som säkerställer tillämningen av dataskyddsförordningen, offentlighet och sekretess, samt ett säkert beteende.

När du kommunicerar med oss via våra e-tjänster, via telefonsamtal eller muntligen i samband med fysiska möten, skyddas uppgifterna med olika tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Användning av trygghetskameror

Ändamål:
Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är att upptäcka vård- och omsorgsrelaterade risker, förebygga skador genom proaktivt arbete och förbättra kvaliteten i vård- och omsorgsinsatser till dig som bor på ett av omsorgsnämndens boenden. Ändamålet nås genom utförandet av digital tillsyn med trygghetskameror.

Kategorier av registrerade:
Kunder på boenden. I undantagsfall kan behandlingen omfatta personal och/eller anhöriga.

Personuppgifter som behandlas:
Bildmaterial (video), uppgift om personlig sfär och hälsouppgifter.

Källor där personuppgifterna hämtas:
Personuppgifterna hämtas från dig själv genom trygghetskameror som är monterade i din bostad. Av respekt för din integritet inhämtar vi alltid samtycke från dig innan kameratillsyn påbörjas.

Utlämnande till tredje part:
Omsorgsnämnden överför dina personuppgifter i samband med användningen av trygghetskameror till systemleverantören som bearbetar och lagrar dina personuppgifter tekniskt.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen är att vi utför en uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning, i enlighet med artikel 6.1 e i GDPR. Det ligger i allmänhetens intresse att vård- och omsorgsverksamheter förebygger vårdskador genom proaktivt arbete.

Samtycken som inhämtas från dig som erhåller digital tillsyn är inte den rättsliga grunden för behandlingen enligt GDPR, utan inhämtas av respekt för din integritet.

Lagring:
Bilderna som personal ser i samband med digital tillsyn visas bara i realtid och lagras därför inte. De uppgifter som lagras i systemen för trygghetskameror är ditt lägenhetsnummer och adress.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter hanteras och lagras inom EU/EES, om inte annat avtalas med omsorgsnämndens leverantörer. Överföringar till tredje land får bara ske om omsorgsnämnden har godkänt det skriftligen i förväg och gett instruktioner till leverantören. Dessa överföringar måste också vara förenliga med GDPR:s bestämmelser om tredjelandsöverföring, vilket innebär att lämpliga skyddsåtgärder vidtas.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Tillgången till dina personuppgifter är begränsad genom behörighetsstyrning i systemet för trygghetskameror, vilket innebär att endast personal som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har rätt att ta del av dem.