Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna behandla inskickad ansökan och betala ut stöd eller stipendier. Den som blir beviljad stöd eller bidrag behöver även skicka in redovisning av den genomförda verksamheten för att säkerställa att stödet eller bidraget använts till tänkt ändamål. Ansökningar och redovisningar registreras i kulturnämndens diarium.

Kategorier av registrerade:

Personer som ansöker, kontaktpersoner inom föreningar, nominerade till stipendier, anställda.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, adress, företagsnamn, organisationsnamn samt ekonomiska uppgifter.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna vi samlar in hämtar vi från dig själv eller din förening/organisation. Vid nomineringar av stipendiater hämtas namn på föreslagen stipendiat in från den som nominerat personen.

Utlämnande till tredje part:

Personuppgifterna lämnas inte ut till tredje part.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för förvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Lagring:

Personuppgifter i ansökningar om stöd, bidrag eller stipendier bevaras för alltid.

Automatiserat beslutsfattande:

Automatiserat beslutsfattande och/eller profilering förekommer inte.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Endast personal med behörighet får tillgång till dina registrerade personuppgifter.

Personuppgifterna hanteras i Landskrona stads e-tjänstverktyg samt i diariesystemet Evolution. Ansökningar med sekretessuppgifter sekretessmarkeras i systemet och endast behörig personal har åtkomst till uppgifterna. Leverantörerna ges fjärråtkomst till systemen när det finns behov av teknisk support eller andra supportförfrågningar.

Ändamål:

Kulturskolan behöver hantera personuppgifter för att kunna hantera anmälningar till kurser och aktiviteter. Personuppgifter behöver även hanteras för att kunna sköta kontakter och elevadministration som exempelvis att Kulturskolan ska kunna komma i kontakt med elev och vårdnadshavare med information om lärarfrånvaro, inställd lektion, erbjudande av plats, påminnelser och utskick av allmän kursinformation. Hantering av personuppgifter krävs även för fakturering av avgifter.

En del av ändamålet med denna behandling handlar även om att samla in statistik i utveckling- och förbättringssyfte.

Kulturskolan publicerar även bilder och filmer på elever vid framföranden eller som en del av den digitala scenen. Vid publicering av bilder eller filmer hämtas samtycke in i förväg. Elev och vårdnadshavare har möjlighet att säja nej till deltagande i bild och film.

Kategorier av registrerade:

Personer i kö till Kulturskolan, elever, vårdnadshavare och anställda.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, bild, e-postadress, bostadsadress, telefonnummer, hälsoinformation.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna inhämtas av den registrerade själv eller vårdnadshavare.

Utlämnande till tredje part:

Personuppgifterna lämnas ut till kommunens redovisningsenhet som hanterar faktureringen av avgift. Kulturskolan lämnar årligen statistik över kulturskolans verksamhet till Statistiska centralbyrån där elevens personnummer lämnas ut.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för kulturförvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller samtycke vid publicering av bild och film.

Lagring:

Personuppgifter i elevregister gallras två år efter att elev har slutat på kulturskolan eller sagt upp sin plats i kön. Personuppgifter i ekonomisystemet gallras efter sju år.

Automatiserat beslutsfattande:

Automatiserat beslutsfattande och/eller profilering förekommer inte.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Personuppgifter i elevregister lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Filmer som publiceras på kulturskolans digitala scen laddas upp via Youtube som har servrar i USA. Youtube omfattas av EU-U.S. Data Privacy Framework som säkerställer adekvat skyddsnivå för personuppgifterna.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Endast personal med behörighet får tillgång till personuppgifter i elevregistret. Personuppgifterna ligger i elevsystemet Speedadmin som finns på Landskrona stads servrar. Leverantören ges fjärråtkomst till systemet när det finns behov av teknisk support eller andra supportförfrågningar. Uppgifter om placerade barn och elever med skyddad identitet hanteras enligt särskilda rutiner.

Bilder och filmer på kulturskolans digitala scen är tillgängliga för alla men endast personal med behörighet kan ändra i uppgifterna. Bilder och filmer som ska arkiveras lagras på kulturförvaltningens egna servrar där endast kulturförvaltningens personal har tillgång till dem.

Ändamål:

För att du som invånare i Landskrona ska kunna använda dig av våra bibliotekstjänster, så som att skaffa lånekort, låna böcker eller använda e-biblioteket och teknisk utrustning på biblioteken behöver vi hantera dina personuppgifter. Dina uppgifter behövs även för att hantera eventuella avgifter.

Ändamålet med behandlingen är även att ge åtkomst till Meröppet på Glumslövs bibliotek. Meröppet är en tjänst där lånekortsinnehavare på biblioteket får tillträde till biblioteket utanför öppettiderna när personal inte är på plats.

Kategorier av registrerade:

Lånekortsinnehavare och personer som registrerat sig för meröppet.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, hemadress, låntagarkategori och låntagar-ID.

Källor där uppgifterna hämtas:

Lämnas av dig som registreras.

Utlämnande till tredje part:

Dina personuppgifter kan hanteras av personalen vid alla bibliotek som ingår i Familjen Helsingborg.

Rättslig grund:

Biblioteket behandlar dina personuppgifter för att kunna erbjuda tillgång till bibliotekens samlingar, tjänster och fullgöra bibliotekets åtaganden enligt låneavtalet. Om du inte lämnar begärda personuppgifter upprättas inget avtal och du kan då inte använda bibliotekstjänsterna.

Lagring:

Ditt bibliotekskonto raderas om du varit inaktiv i 2 år. Du kan även välja att säga upp ditt bibliotekskort. Då raderas dina personuppgifter och du kommer därefter inte kunna användas till att använda bibliotekens tjänster. Observera att dina personuppgifter inte kan raderas om du har avgifter, lån eller reservationer.

Uppgifter om lån raderas när lånet är återlämnat och eventuella avgifter är betalda.

Besök på bibliotek som sker utanför öppettider (Meröppet) kopplas till ditt låntagar-ID och sparas i 1 år.

Automatiserat beslutsfattande:

Automatiserat beslutsfattande eller profilering förekommer inte.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

När du skaffar bibliotekskort hos Bibliotek Familjen Helsingborg registreras dina personuppgifter i det gemensamma biblioteksdatasystemet. Endast personal med behörighet får tillgång till dina registrerade personuppgifter. Så snart lånet är återlämnat och eventuella avgifter är betalda raderas uppgifterna om dina lån ur datasystemet. Bibliotekens personal har tystnadsplikt gällande lån och reserverat material. Uppgifter om personer med skyddad identitet behandlas enligt särskilda rutiner.

Läs mer om hur Familjen Helsingborg hanterar personuppgifter här: Integritetspolicy – Bibliotek Familjen Helsingborg (bibliotekfh.se)

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna kommunicera med dig via sociala medier. Behandlingen ger dig som registrerad möjlighet till en större insyn, dialog och påverkan i vår verksamhet.

För att säkerställa att vi jobbar mot våra mål är det även viktigt att regelbundet analysera och utvärdera flödet. En del av ändamålet med denna behandling handlar därför om att samla in statistik i utveckling- och förbättringssyfte.

Kategorier av registrerade:

Användare på aktuell sociala medieplattform som kommunicerar med oss eller personer som lämnar kommentarer eller nämns i kommentarer.

Personuppgifter som behandlas:

Ditt namn, foto/bild på dig (profilbild) och andra eventuella personuppgifter som du skickar in till oss via ett kommentarsfält eller en meddelandefunktion.

Källor där uppgifterna hämtas:

Användar-ID kopplat till den person som besöker den aktuella sociala medieplattformen.

Utlämnande till tredje part:

När du kontaktar oss via sociala medier lämnar du dina personuppgifter direkt till den part som äger det sociala mediet, exempelvis Facebook.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för förvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är allmänt intresse.

Lagring:

Varje kvartal tas en skärmdump av aktuell medieplattform för bevaring. Det innehåll som är av betydelse för vår verksamhet sparas för alltid. Den sparade informationen räknas som allmänna handlingar och gallras således i enlighet med stadens gallringsbestämmelser. När ett socialt medium avslutas sparas dess innehåll och skickas stadens kommunikationsenhet för arkivering.

Du har alltid själv möjlighet radera dina egna frågor och inlägg beroende på sociala medieplattform. Tänk på att informationen som du lägger ut på sociala medier kan snabbt få större spridning än tänkt som dessutom ligger utanför vår kontroll, var alltid varsam med den information du lägger ut på sociala medier.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Ja, dina personuppgifter förs över till organisation utanför EU eller ESS när du kontaktar oss via sociala medier. Skickar du ett meddelande till oss via exempelvis Facebook eller Instagram förs dina personuppgifter automatiskt över till USA eftersom Facebook och Instagram har sina servrar där.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Beroende på vilken sociala medieplattform som dina personuppgifter förekommer i ansvarar företaget som äger plattformen för IT-säkerheten. För varje socialt mediekonto som Landskrona stad har finns en kontaktperson som har inloggning till sociala-medieplattformen.

Landskrona stad har riktlinjer för hur användandet av sociala medie-konton som säkerställer tillämningen av dataskyddsförordningen, offentlighet och sekretess och ett för övrigt säkert beteende.

Landskrona stad i sociala medier.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna fullfölja vårt samhällsuppdrag med hjälp av den som vi tecknar avtal med.

Kategorier av registrerade:

Organisationens VD/ordförande, vissa anställda/medlemmar på organisationen/företaget samt personer som utför tjänsten år oss.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, personnummer, telefonnummer, mejladress, samt ekonomiska uppgifter. Personnummer som behandlas är skyddsvärda.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna vi samlar in hämtar vi från dig själv eller ditt företag/organisation. I förekommande fall gör vi även ekonomiska kontroller via vårt upphandlingsverktyg. Bolaget i sin tur hämtar bolagsuppgifter och ekonomiska uppgifter från exempelvis Bolagsverket, Skatteverket och kreditupplysningsföretag, m.m.

Utlämnande till tredje part:

Personuppgifter lämnas inte ut till tredje part.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för förvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är avtal och rättslig förpliktelse.

Lagring:

Personuppgifter som framkommer i avtal med Kulturförvaltningen sparas för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Avtal och tillhörande bilagor nås av samtliga anställda i Landskrona stad. Dokument som omfattas av sekretess läggs upp maskerade i systemet eller hålls utanför det.

Systemet tillhandahålls av leverantör, personuppgifterna hanteras i leverantörens molntjänst.

Ändamål:

Personuppgifterna i denna behandling samlas in vid tillfällen du har ett ärende som ska behandlas hos nämnden eller dess utskott samt som ingår i nämndes diarium.

Kategorier av registrerade:

Anställda på förvaltningen, anställda i staden, förtroendevalda samt andra tjänstepersoner i andra nationella, regionala och kommunala myndigheter, enskilda medborgare eller tjänstepersoner ifrån den privata sektorn.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, telefonnummer, mejladress samt politisk tillhörighet för de förtroendevalda. Personuppgifterna i denna behandling räknas som känsliga utifrån partitillhörighet. Är du förtroendevald har du ett ansvar att representera ditt politiska parti gentemot allmänheten vid anknytning till tjänsteutövning.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna inhämtas genom att ett ärende inkommer till förvaltningen eller att en tjänsteperson tillför en handling till nämndens diarium. Personuppgifter inhämtas också genom de tjänsteskrivelse och handlingar som skrivs av förvaltningens tjänstepersoner, beroende på ärendets art.

Utlämnande till tredje part:

Vi lämnar ut dina personuppgifter, beroende på ärendets art, till olika statliga myndigheter, regionala myndigheter, andra myndigheter i Landskrona stad eller andra kommuner, intresseorganisationer samt andra delar ur den privata sektorn.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för denna behandling är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Lagring:

Personuppgifterna i denna behandling sparas för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller ESS.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Behörig personal inom förvaltningen har tillgång till samtliga ärenden som behandlas inom nämnden och dess utskott. Personuppgifterna i diariesystemet finns på Landskrona stads servrar, leverantören har endast behörighet till ärendena vid support.

Ändamål:

För att du som invånare i Landskrona ska kunna anmäla dig till vissa aktiviteter eller arrangemang behöver vi hantera dina personuppgifter. Dina uppgifter behövs även för biljettköp och för att hantera eventuella avgifter.

För att kunna informera om våra verksamheter, aktiviteter och arrangemang kan vi ibland filma eller ta bilder. Om fotografering eller filminspelning sker informerar vi i förväg om detta. Oftast tas bilder på större folksamlingar. Om närbilder av enskilda personer tas hämtas samtycke in för detta.

Bilderna eller filmerna kan komma att publiceras på Landskronas webbplats eller sociala medier. Om du är med på en bild som du inte vill ska vara publicerad kan du kontakta personuppgiftsansvarig och be att bilden avpubliceras. I tryckt material används endast bilder där samtycke eller avtal finns.

Kategorier av registrerade:

Personer som deltar vid vissa aktiviteter eller arrangemang samt som anmält sig till dessa.

Personuppgifter som behandlas:

Namn, bild, personnummer, telefonnummer, mejladress, adress samt ekonomiska uppgifter.

Källor där uppgifterna hämtas:

Personuppgifterna hämtas in från den person som anmäler sig eller köper biljett. Vid fotograferingar av arrangemang tas foton av fotograf och vid närbilder på enskilda personer hämtas samtycke för bildbehandling in.

Utlämnande till tredje part:

Personuppgifterna lämnas inte ut till tredje part.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden för kulturförvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är:

• Samtycke vid anmälan om deltagande
• Avtal vid biljettköp
• Allmänt intresse vid medverkan i foton eller film
• Samtycke vid närbilder i foton eller film

Lagring:

Personuppgifter i deltagarlistor sparas som längst 2 år efter arrangemangets genomförande. Uppgifter i ekonomisystem sparas i 7 år.

Bilder och filmer sparas i urval i kulturförvaltningens arkiv.

Automatiserat beslutsfattande:

Automatiserat beslutsfattande och/eller profilering förekommer inte.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES, undantaget vid köp genom Tickster. Vid biljettköp genom Tickster kan personuppgifter komma att överföras till underbiträden utanför EU/EES som omfattas av Data Privacy Framework (DPF) eller Standardavtalsklausuler enligt senaste version från EU-kommissionen.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Endast personal med behörighet får tillgång till dina registrerade personuppgifter.

Personuppgifterna hanteras i systemen Entry Event, Mediaflow och på kommunens filserver. Vid försäljning av biljetter sker hantering av uppgifterna i systemen Tickster, Entry Event eller Nortic. Leverantören ges fjärråtkomst till systemet när det finns behov av teknisk support eller andra supportförfrågningar.

Ändamål:

Ändamålet med kamerabevakning är att förebygga, förhindra och beivra brott.

Kategorier av registrerade:

Allmänheten

Personuppgifters om behandlas:

Rörlig bild (film) på fysiska personer som befinner sig på de platser som kulturförvaltningen bevakar med kameror.

Utlämnande till tredje part:

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten vid misstanke om brott.

Rättslig grund:

Den rättsliga grunden till kamerabevakningen är uppgift av allmänt intresse.

Lagring:

Lagringen av personuppgifter kan variera utifrån det tillstånd som har givits av tillståndsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten). Idag lagras personuppgifter vid kamerabevakning i 72 timmar om inte brottsmisstanke uppstår. Vid brottsmisstanke kontaktas polismyndighet och bildmaterialet sparas till dess att polismyndigheten fått åtkomst till materialet, eller som höst i 30 dagar.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:

Endast behörig personal har tillgång till det system där personuppgifterna lagras

Ändamål

Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna utreda det som framkommer av den inkomna synpunkten. Detta för att utreda eventuella brister inom verksamheten och för att vidta förbättringsåtgärder.

Kategorier av registrerade

Privatpersoner och i vissa fall kommunanställda.

Personuppgifter som behandlas

När du skickar in en synpunkt väljer du själv vilka personuppgifter du lämnar. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer och mejladress. Du kan välja att vara anonym om du vill.

Källor där uppgifterna hämtas

Uppgifter om synpunkten lämnas uteslutande av dig. Du kan välja att vara anonym.

Utlämnande till tredje part

Personuppgifterna kan lämnas till andra nämnder i Landskrona stad i syfte att hantera och bemöta synpunkten/klagomålet.

Rättslig grund

Den rättsliga grunden är uppgift av allmänt intresse.

Lagring

Personuppgifterna i denna behandling sparas för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Personal med utredningsansvar har tillgång till ärenden i sina respektive förvaltningar. Personuppgifterna finns på Landskrona stads servrar, som förvaltas av stadsledningsförvaltningen.