Kommunstyrelsens personuppgiftsbehandling

Ändamål:
Landskrona stad behandlar dina personuppgifter genom att (1) spela in ditt samtal till kontaktcenter för att med hjälp av AI (2) analysera vad som sägs i samtalet i syfte att skapa bättre förståelse för landskronabornas behov av service samt för att utveckla servicehandläggarna.

Kategorier av registrerade:
Medborgare, vårdnadshavare och anställda.

Personuppgifter som kan komma att behandlas:
Namn, personnummer, juridiskt kön, adress, telefonnummer, mejladress och röst.

Utlämnande till tredje part:
Landskrona stad lämnar inte ut dina personuppgifter till någon obehörig tredje part. Vi lämnar endast ut till de leverantörer och underleverantörer som behöver uppgifterna för att uppfylla det ändamål som beskrivits ovan, samt i de fall vi är skyldiga enligt lag.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för (1) inspelning är samtycke.

Den rättsliga grunden för (2) analysen av data är uppgift av allmänt intresse.

Lagring och radering:
(1) Samtalsinspelningen lagras i 24 timmar för att hämtas av den leverantör som ska analysera inspelningen. Informationen raderas sedan utan möjlighet att kunna återskapas.

(2) Samtalsinspelningen hämtas, transkriberas till text, anonymiseras och analyseras med hjälp av AI. Samtalsinspelningarna lagras hos den leverantör som analyserar datan, i max 24 timmar och raderas sedan utan möjlighet att kunna återskapas.

De anonymiserade transkriberingarna lagras därefter hos leverantören i max 48 timmar och raderas sedan utan möjlighet att kunna återskapas.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Du som medborgare kan inför samtalet alltid neka till att bli inspelad. Detta görs genom ett knappval. Servicehandläggarna på Landskrona kontaktcenter har utbildats i att avgöra om ett samtal inte är lämpligt för inspelning.  Om medborgaren under samtalets gång ångrar sig och inte längre vill att samtalet ska spelas in kan servicehandläggaren på begäran avbryta inspelningen. I dessa fall sparas ingen del av samtalet.

Det är endast chefen för Kontaktcenter som har tillgång till samtalsinspelningarna under den korta tid som de lagras och innan de anonymiseras. Landskrona stad har tecknat samtliga nödvändiga personuppgiftsbiträdesavtal och kravställt att våra leverantörer ska leva upp till högt ställa krav på hantering av information och personuppgifter som staden ansvarar för.

Samtal som inte går direkt till kontaktcenter på telefonnummer 0418 – 47 00 00 spelas inte in. Om Kontaktcenter kopplar ett samtal vidare internt inom Landskrona stad avslutas inspelningen då samtalet kopplas till annan tjänsteperson, om inspelning varit aktiverad.

Du kan även använda vår chatt på landskrona.se, skicka in ditt ärende på e-post till kontaktcenter@landskrona.se eller besöka oss i Landskrona stadshus.

Varaktighet:

Personuppgiftsbehandlingen pågår under perioden 2024-12-02 till och med 2025-12-02 och avser endast de som har valt att delta i inspelningen av samtal.

Ändamål:
Nämnden behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra en vigsel. Era personuppgifter kommer att behandlas vid mottagande av intresseanmälan för vigsel.

Kategorier av registrerade:
Privatpersoner som ska gifta sig borgligt.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, juridiskt kön, adress, telefonnummer och mejladress.

Utlämnande till tredje part:
Skatteverket och Länsstyrelsen.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för denna behandling är uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning.

Lagring:
Uppgifter om vigseln såsom tidpunkt, parets för- och efternamn, namnet på vigselförrättaren lagras enligt gällande arkivlagstiftning.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Administrativ personal på Kontaktcenter har behörighet till ärendena i verksamhetssystemet. De får endast gå in i ditt ärende om de behöver det i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på Landskrona stads servrar.

Ändamål:
Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna utreda det som framkommer av den inkomna synpunkten eller klagomålet. Detta för att utreda eventuella brister inom verksamheten och för att vidta förbättringsåtgärder.

Kategorier av registrerade:
Privatpersoner och i vissa fall kommunanställda.

Personuppgifter som behandlas:
När du skickar in synpunkter eller klagomål väljer du själv vilka personuppgifter du lämnar. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer och mejladress. Du kan välja att vara anonym om du vill.

Källor där uppgifterna hämtas:
Uppgifter om klagomålet och synpunkten lämnas uteslutande av dig. Du kan välja att vara anonym.

Utlämnande till tredje part:
Personuppgifterna kan lämnas till andra nämnder i Landskrona stad i syfte att hantera och bemöta synpunkten/klagomålet.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden är uppgift av allmänt intresse.

Lagring:
Personuppgifterna i denna behandling sparas för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Personal med utredningsansvar har tillgång till ärenden i sina respektive förvaltningar. Personuppgifterna finns på Landskrona stads servrar, som förvaltas av stadsledningsförvaltningen.

Ändamål:

Ändamålet med kamerabevakning är att förebygga, förhindra och beivra brott.

Kategorier av registrerade:

Allmänheten

Personuppgifters om behandlas:

Rörlig bild (film) på fysiska personer som befinner sig på de platser som staden bevakar med kameror.

Utlämnande till tredje part:

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till Polismyndigheten och Åklagarmyndigheten vid misstanke om brott.

Rättslig grund

Den rättsliga grunden till kamerabevakningen är uppgift av allmänt intresse.

Lagring:

Lagringen av personuppgifter kan variera utifrån det tillstånd som har givits av tillståndsmyndigheten (Integritetsskyddsmyndigheten). Idag lagras personuppgifter vid kamerabevakning i 30 dagar.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Endast behörig personal har tillgång till det system där personuppgifterna lagras

Ändamål:
Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna fullfölja vårt samhällsuppdrag med hjälp av den som vi tecknar avtal med.

Kategorier av registrerade:
Företagets VD/ordförande, vissa anställda/medlemmar på organisationen/företaget samt personer som utför tjänsten åt oss.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, personnummer, telefonnummer, mejladress, samt ekonomiska uppgifter. Personnummer räknas som en skyddsvärd personuppgift.

Källor där uppgifterna hämtas:
I förekommande fall gör vi ekonomiska kontroller via vårt upphandlingsverktyg. Leverantören inhämtar i sin tur information om ditt bolag från bland annat Bolagsverket, Skatteverket och kreditupplysningsföretag.

Utlämnande till tredje part:
Avtal och tillhörande bilagor nås av samtliga anställda i Landskrona stad. Dokument som omfattas av sekretess läggs upp maskerade i systemet eller hålls utanför det.

Systemet tillhandahålls av leverantör, personuppgifterna hanteras i leverantörens molntjänst.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för förvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är avtal och rättslig förpliktelse.

Lagring:
Personuppgifter som framkommer i avtal med oss sparas för alltid eftersom de diarieförs.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Ändamål:
Personuppgifterna i denna behandling samlas in för att vi ska kunna kommunicera med dig via sociala medier.

Kategorier av registrerade:
Användare på aktuell sociala medieplattform som kommunicerar med oss eller personer som nämns i kommentarer.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, bild på dig själv (om du har en sådan profilbild) samt eventuellt andra personuppgifter som du skickar in till oss via meddelandefunktion.

Källor där uppgifterna hämtas:
Användaren på den sociala medieplattformen.

Utlämnande till tredje part:
När du skriver ett meddelande till oss via sociala medier lämnar du dina personuppgifter direkt till den part som äger det sociala mediet, exempelvis Facebook.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för förvaltningen att samla in dessa uppgifter om dig är allmänt intresse.

Lagring:
Det innehåll vi tar emot via sociala medier, som är av betydelse för vår verksamhet, sparas för alltid. De personuppgifter som vi inte sparar kommer att finnas på aktuell social medieplattform tills de raderas, exempelvis på grund av att vi stänger ner kontot eller raderar innehållet på grund av regelbrott.

Du har möjlighet att själv radera dina egna frågor och inlägg, beroende på social medieplattform. Tänk på att informationen som du lägger ut på sociala medier kan snabbt få större spridning än tänkt som dessutom ligger utanför vår kontroll, var alltid varsam med den information du lägger ut på sociala medier.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Ja, dina personuppgifter förs automatiskt över till organisation utanför EU eller EES när du kontaktar oss via sociala medier. Skickar du ett meddelande till oss via exempelvis Facebook eller Instagram förs dina personuppgifter automatiskt över till USA eftersom Facebook och Instagram har sina servrar där.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Beroende på vilken social medieplattform som dina personuppgifter förekommer i ansvarar företaget som äger plattformen för IT-säkerheten. För varje socialt mediekonto som Landskrona stad har finns en kontaktperson som har inloggning till sociala-medieplattformen.

Landskrona stad har riktlinjer för hur användandet av sociala mediekonton som säkerställer tillämpningen av dataskyddsförordningen, offentlighet och sekretess och en för övrig säker hantering.

Ändamål:
Kommunstyrelsen behandlar dina personuppgifter för att säkerställa att Landskrona stads nämnder följer de lagar och regler som styr våra verksamheter. Möjligheten att visselblåsa är en viktig grundpelare för att upprätthålla och säkerställa de demokratiska värderingar som ligger till grund för stadens verksamheter.

Kategorier av registrerade:
Anställda, konsulter, praktikanter, leverantörer, arbetssökande och andra som har arbetsliknande förhållanden med Landskrona stad.

Personuppgifter som behandlas:
Du kan välja att vara helt anonym. Du kan också välja att ange ditt namn och din mejladress om du vill ha återkoppling.

Utlämnande till tredje part:
Kommunstyrelsen kan komma att lämna ut hela anmälan till extern part för utredning av den information som framkommit. Personuppgifterna du eventuellt lämnar sekretessprövas vid en eventuell begäran av allmän handling, i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för denna behandling är rättslig förpliktelse.

Lagring:
För det fall att du har valt att ange dina personuppgifter lagras dessa i stadens diarium för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Administrativ personal som tilldelas behörighet till dessa specifika ärenden i verksamhetssystemet kan se eventuella personuppgifter. De får endast gå in i ditt ärende om de behöver det i sin yrkesutövning. Personuppgifterna finns på Landskrona stads servrar.

Ändamål:
Personuppgifterna i denna behandling samlas in vid tillfällen du har ett ärende som ska behandlas hos nämnden eller dess utskott och som ingår i nämndens diarium.

Kategorier av registrerade:
Anställda på förvaltningen, anställda i staden, förtroendevalda samt andra tjänstepersoner i andra nationella, regionala och kommunala myndigheter eller tjänstepersoner ifrån den privata sektorn.

Personuppgifter som behandlas:
Namn, telefonnummer, mejladress men även politisk tillhörighet för de förtroendevalda. Personuppgifterna i denna behandling räknas som känsliga utifrån partitillhörighet. Är du förtroendevald har du ett ansvar att representera ditt politiska parti gentemot allmänheten vid anknytning till tjänsteutövning.

Källor där uppgifterna hämtas:
Personuppgifterna inhämtas genom att ett ärende inkommer till förvaltningen eller genom att en tjänsteperson tillför en handling till nämndens diarium. Personuppgifter inhämtas också genom de tjänsteskrivelse och handlingar som skrivs av förvaltningens tjänstepersoner, beroende på ärendets art.

Utlämnande till tredje part:
Vi lämnar ut dina personuppgifter, beroende på ärendets art, till olika statliga myndigheter, regionala myndigheter, andra myndigheter i Landskrona stad eller andra kommuner, intresseorganisationer samt andra delar ur den privata sektorn.

Rättslig grund:
Den rättsliga grunden för denna behandling är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Lagring:
Personuppgifterna i denna behandling sparas för alltid.

Överföring av uppgifter till tredje land eller internationell organisation:
Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon organisation utanför EU eller EES.

Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder:
Personal med behörighet har tillgång till alla ärenden inom sin egen nämnd.  Personuppgifterna i diariesystemet finns på Landskrona stads servrar. Leverantören har endast behörighet till ärendena vid support.

Kommunstyrelsen behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av våra pressmeddelanden och nyhetsbrev. Behandlingen sker för att nämnden ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.