I allmänhet är det fastighetsägaren som har ansvaret för köldmedierna som finns inom en fastighet. Dock kan det ansvaret regleras i hyresavtal så att företaget som bedriver sin verksamhet i fastigheten istället blir ansvarig. Den som är ansvarig för köldmedier på en fastighet, en så kallad köldmedieanläggning, kallas i lagstiftningen för operatör.

Som operatör har du följande ansvar:

1. Se till att alla köldmedieaggregat i din köldmedieanläggning blir kontrollerade av ett certifierat kontrollföretag för eventuellt läckage inom lagstiftat kontrollintervall
2. Se till att reparation och påfyllnad av köldmedieaggregat i din köldmedieanläggning blir utförda av ett certifierat kontrollföretag inom lagstiftad tid
3. Se till att en årsrapport gällande alla kontroller, reparationer och påfyllningar som blivit utförda under det aktuella året blir undertecknat av dig. Årsrapporten ska sedan bli inskickad till korrekt tillsynsmyndighet, antingen till miljöförvaltningen på kommunen eller till länsstyrelsen.
4. Se till att information om installation av nya köldmedieaggregat eller konvertering av ett köldmedium till ett annat i ett befintligt köldmedieaggretat blir inskickat till korrekt tillsynsmyndighet. Informationen ska bli inskickad i god tid innan installationen eller konverteringen ska bli utförd.Kommunen har ingen speciell e-tjänst för att skicka in sådan information. Denna information, i form av ifylld blanketter/protokoll, har istället det kontrollföretag du anlitat. Så det är dessa du då ska skicka in.

   Detta gäller endast om den enskilda installationen eller konverteringen omfattar köldmedia motsvarande minst 14 ton koldioxidekvivalenter.

En årsrapport ska bli inskickad till korrekt tillsynsmyndighet senast den 31 mars året efter det år som årsrapporten gäller för.

Om din årsrapport ska till miljöförvaltningen på kommunen kan du använda dig av kommunens e-tjänst för att skicka in den, via E-tjänstportalen och sök efter ”köldmedia”.

Om du som operatör för en köldmedieanläggning inte tar det ansvar som du har innebär det att du kan behöva betala en avgift som straff för detta, en så kallad miljösanktionsavgift. Miljösanktionsavgifter är reglerade i en egen förordning, Förordningen om miljösanktionsavgifter (2012:259).

Denna avgift är mellan 1000 upp till 5000 kr per enskild lagparagraf och per köldmedieaggregat som ansvaret inte blivit uppfyllt för.